Comment le restaurant Majorelle a économisé 100h par an en automatisant la gestion des factures
De 2h de prise de tête à 5 minutes de tranquillité : automatisation complète du traitement des factures fournisseurs avec OCR et dashboard intégré.
-96%
Temps administratif
5 min
Par semaine
100h
Économisées/an
Le restaurant Majorelle, confronté à une gestion chaotique de ses factures fournisseurs qui monopolisait 2 heures par semaine, a fait appel à nos services pour automatiser ce processus. Grâce à une solution combinant Notion, n8n et Outlook, l'établissement a réduit ce temps à seulement 5 minutes par semaine.
2 heures par semaine
perdues dans les factures.
Le restaurant Majorelle faisait face à un défi organisationnel majeur dans la gestion de ses factures fournisseurs. La responsable devait constamment naviguer entre les différentes tâches opérationnelles tout en gérant un flux constant de factures reçues par email.
L'absence d'organisation structurée entraînait des pertes de temps considérables : recherche de factures dans la boîte email, tri manuel des documents, saisie des informations, et archivage approximatif.
Cette situation créait un stress opérationnel constant et détournait la responsable de ses missions à plus forte valeur ajoutée pour l'établissement.
Analyser, structurer,
automatiser.
Après un audit complet des processus existants, nous avons analysé le flux des emails entrants et identifié les patterns de réception des factures fournisseurs.
Cette analyse nous a permis de concevoir une architecture de données dans Notion avec deux bases principales interconnectées : fournisseurs et factures. L'approche privilégiait la simplicité d'utilisation tout en maintenant une traçabilité complète.
Ce que nous avons déployé
pour Majorelle.
Surveillance email
Le système surveille automatiquement la boîte Outlook et déclenche une série d'actions dès qu'un email contenant une pièce jointe est détecté.
Extraction OCR
Le workflow identifie les factures grâce à des règles de filtrage avancées, puis extrait les données via OCR : montant, date, numéro de facture.
Base centralisée
Si le fournisseur n'existe pas dans Notion, il est automatiquement créé. La facture est enregistrée avec tous les liens vers le fournisseur correspondant.
Archivage et envoi
Le PDF est archivé dans OneDrive par mois. Une fois validée via le dashboard, la facture est envoyée au comptable automatiquement.
4 outils,
parfaitement orchestrés.
Notion
n8n
OneDrive
Outlook
De 2 heures à 5 minutes
par semaine.
2h → 5min
Par semaine
Réduction de 96% du temps administratif
100h
Récupérées par an
Réallouées aux activités opérationnelles
100%
Traçabilité
Historique exhaustif dans Notion
Le système élimine totalement les risques de perte de factures et offre une vision centralisée des dépenses fournisseurs avec statistiques automatiques.
Témoignage client
Je perdais beaucoup de temps sur les factures et je galérais à les retrouver parmi tous mes mails. Clément a tout de suite compris ce dont j'avais besoin et a développé une solution sur mesure. Je suis passée de 2h de prise de tête toutes les semaines à 5 minutes de tranquillité.
Claire
Restauratrice, Restaurant Majorelle
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