10h économisées par semaine : Pro HeadSpa + n8n

Pro HeadSpa, référence française du head spa japonais, perdait 30 minutes par RDV à traiter manuellement les leads Calendly vers Sellsy. Avec 20 rendez-vous hebdomadaires, l'équipe passait plus de 10 heures par semaine sur des tâches administratives. Grâce à un système d'automatisation combinant n8n, Calendly, Sellsy et Fillout, chaque lead est désormais traité instantanément sans intervention humaine.

CONTEXTE

30 minutes perdues
à chaque nouveau lead.

Pro HeadSpa forme les professionnels du bien-être à la technique du head spa japonais. L'entreprise génère ses leads via des publicités renvoyant vers Calendly, puis des closers prennent le relais pour convertir les prospects en clients.

Le processus commercial était entièrement manuel. À chaque nouveau RDV, l'équipe devait récupérer les coordonnées, créer le contact dans Sellsy, ouvrir une opportunité, l'attribuer au bon closer, puis envoyer un email pour collecter les informations nécessaires au devis. Avec 20 rendez-vous par semaine, ces 30 minutes par lead représentaient plus de 10 heures hebdomadaires absorbées par l'administratif.

APPROCHE

Analyser, structurer,
automatiser.

Nous avons cartographié chaque étape du parcours lead pour identifier les points de friction. Trois moments clés nécessitaient une intervention manuelle : la prise de RDV, la collecte d'informations post-RDV, et la mise à jour du CRM.

L'approche s'est structurée autour de ces trois points de synchronisation. Calendly déclenche la création automatique dans Sellsy. Un formulaire Fillout prend le relais après le RDV. Chaque soumission met à jour le CRM en temps réel. Résultat : un flux continu sans intervention humaine.

SOLUTION

Ce que nous avons déployé
pour Pro HeadSpa.

Sync Calendly vers Sellsy

Dès qu'un prospect prend RDV, le contact est créé dans Sellsy avec une opportunité assignée au bon closer. Zéro saisie manuelle.

Formulaire Fillout post-RDV

Après chaque rendez-vous, un formulaire personnalisé est envoyé automatiquement pour collecter les informations nécessaires au devis.

MAJ CRM en temps réel

Chaque soumission de formulaire enrichit automatiquement la fiche contact et l'opportunité dans Sellsy.

Pipeline closers unifié

Les closers disposent d'un pipeline actualisé en temps réel avec toutes les informations nécessaires pour closer.

TECHNIQUE

Les outils
de l'automatisation.

n8n

Calendly

Sellsy

Fillout

RÉSULTATS

De 30 minutes à zéro
intervention manuelle.

30min → 0

Par lead

Le traitement de chaque nouveau lead est désormais entièrement automatisé.

10h → 0h

Admin/semaine

L'équipe récupère 10 heures hebdomadaires pour se concentrer sur le closing.

100%

Données conformes

Plus de fautes de frappe, plus d'oublis. Chaque information est capturée à la source.

Pro HeadSpa dispose désormais d'un pipeline commercial entièrement automatisé. Les 520 heures économisées annuellement permettent aux closers de se concentrer sur ce qui compte : accompagner les prospects et conclure les ventes.

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