Comment un maître d'œuvre a structuré ses audits pour planifier ses travaux

BCS, maître d'œuvre en charge de la maintenance du RSMA de Guyane, devait exploiter un audit technique de 167 bâtiments répartis sur 4 corps d'état. Nous avons transformé ces données Excel dispersées en un système Notion structuré, permettant une planification des travaux sur 7 ans avec une visibilité terrain immédiate.

CONTEXTE

Un audit Excel complexe
à transformer.

Le RSMA de Guyane regroupe plus de 160 bâtiments répartis sur plusieurs sites. BCS, en charge de la maîtrise d'œuvre de maintenance, a reçu un audit technique couvrant 4 corps d'état : CVC-Plomberie, Électricité, Gros Œuvre et TCE (Tous Corps d'État).

Cet audit se présentait sous forme de fichiers Excel avec 668 lignes de travaux à planifier sur 7 ans. Les données étaient techniques mais difficiles à exploiter : pas de lien entre les travaux et leurs bâtiments sources, pas de vision consolidée par priorité ou par année.

L'enjeu pour BCS : transformer cette masse d'informations en un outil de pilotage opérationnel, utilisable aussi bien au bureau que sur le terrain.

APPROCHE

Structurer, migrer
visualiser.

Nous avons d'abord analysé la structure des fichiers Excel pour comprendre les relations implicites entre les données. Chaque ligne de travaux devait être rattachée à son bâtiment source, avec une catégorisation par corps d'état et par année de planification.

La migration vers Notion a été automatisée via n8n pour garantir l'intégrité des données. L'objectif : créer un système où chaque travail est contextualisé, filtrable et accessible depuis n'importe quel appareil sur le terrain.

SOLUTION

Ce que nous avons déployé
pour BCS.

Base Bâtiments

L'ensemble du parc immobilier structuré avec ses caractéristiques : localisation, type, surface et rattachement aux différents corps d'état audités.

Registre Travaux

Près de 700 lignes de travaux catégorisées par corps d'état, année de planification et priorité. Chaque travail est lié à son bâtiment source pour une traçabilité complète.

Dashboards par corps d'état

Vues dédiées pour CVC-PB, Électricité, Gros Œuvre et TCE. Filtrage par année, par site ou par priorité pour une planification précise des interventions.

Accès terrain

Système accessible depuis mobile et tablette. Les équipes sur site consultent et mettent à jour les données en temps réel, sans retour au bureau.

TECHNIQUE

2 outils
pour tout centraliser.

Notion

n8n

RÉSULTATS

Des données exploitables
sur le terrain.

4 corps

d'état unifiés

CVC-PB, ELEC, GO et TCE dans un système cohérent

0 Excel

Migration complète

Données structurées dans Notion, accessibles terrain

100%

Données liées

Chaque travail rattaché à son bâtiment source

BCS dispose maintenant d'un outil de pilotage adapté aux contraintes terrain. Les équipes peuvent filtrer les travaux par site, par année ou par corps d'état en quelques clics, directement depuis leur mobile.

La planification sur 7 ans devient lisible et actionnable. Chaque intervention est contextualisée dans son bâtiment, facilitant la coordination entre les différents corps de métier.