Mindura automatise son onboarding avec Monday et n8n

Mindura, agence de création de contenu et d'automatisation IA naissante, avait besoin d'un onboarding RH efficace pour ses nouveaux collaborateurs. Chaque intégration prenait 2 heures de création manuelle de comptes sur différents outils. Grâce à un workflow n8n connecté à Monday, Gmail et Slack, l'onboarding est désormais automatisé en 2 minutes avec création automatique des comptes et envoi sécurisé des accès.

CONTEXTE

Une agence en lancement
qui structure ses processus.

Mindura est une agence de création de contenu et d'automatisation IA naissante. Afin de structurer son début d'activité et d'avoir des cas d'usage à présenter à ses clients, elle a fait appel à Parabellum.

L'objectif était double : créer une automatisation utilisable en interne pour leur propre croissance, mais aussi démontrable à leurs clients comme exemple concret de ce que l'automatisation peut apporter. L'onboarding RH représentait le cas parfait car c'est une tâche universelle et chronophage.

Chaque nouvel employé nécessitait la création manuelle de comptes sur plusieurs outils (Google Workspace, Monday, Slack), l'invitation aux différents espaces de travail, et l'envoi des documents d'onboarding. Un processus qui prenait environ 2 heures par personne.

APPROCHE

Un workflow unique
déployable pour leurs clients.

Notre approche a été de concevoir un système qui fonctionne pour Mindura en interne, tout en étant suffisamment modulaire pour être adapté et proposé à leurs propres clients. Monday a été choisi comme interface centrale car c'est l'outil de gestion de projet que l'agence utilise au quotidien.

Le workflow n8n orchestre la création automatique des comptes sur les différentes plateformes, avec un système de stockage sécurisé des mots de passe temporaires et un envoi automatique des accès par email.

SOLUTION

Un onboarding
en un clic.

Base collaborateurs centralisée

Une base Monday dédiée contient toutes les informations des employés : coordonnées, besoins en outils (quels accès créer), et mots de passe temporaires. Un simple clic sur un bouton déclenche tout le processus d'onboarding.

Création automatique des comptes

Le workflow n8n crée automatiquement les comptes nécessaires : compte Google avec Gmail paramétré, compte Monday avec invitation aux tableaux appropriés, et compte Slack avec accès aux channels de l'équipe.

Stockage sécurisé des accès

Les mots de passe temporaires sont stockés dans un tableau Monday crypté. Les accès sont ensuite envoyés automatiquement par email au nouveau collaborateur, avec instructions de changement de mot de passe.

TECHNIQUE

Les outils
du projet.

Monday

n8n

Gmail

Slack

RÉSULTATS

Impact
mesurable.

2h → 2min

Temps d'onboarding

Réduction de 98% du temps par collaborateur

0 erreur

Processus standardisé

Plus d'oubli de compte ou d'accès manquant

1 semaine

Déploiement complet

Système opérationnel rapidement

Au-delà du gain de temps considérable, ce système a permis à Mindura d'avoir un cas d'usage concret à présenter à ses propres clients. L'onboarding automatisé est devenu une démonstration de la puissance de l'automatisation qu'ils proposent.

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